| INDICE |
1 Definizioni
2 Principi generali
3 Applicabilità
4 Obblighi dei Destinatari
5 Obiettivi gestionali e conformità alle regole
6 Attività della Società
7 Rapporti con le autorità di vigilanza e controllo
8 Corporate Governance
9 Informazioni riservate
10 Relazioni con i clienti
11 Relazioni con i Fornitori
12 Relazioni con partners d’affari e altre controparti contrattuali
13 Relazioni con la Pubblica Amministrazione
14 Relazioni con partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni portatrici di interessi
15 Doni,benefici o altre utilità
16 Risorse umane
17 Sicurezza, salute ed ambiente
18 Remunerazione
19 Attività collaterali
20 Utilizzo di attrezzature, dispositivi e strutture aziendali
21 Registrazioni contabili
22 Controllo interno
23 Rapporti con il collegio sindacale, le società di revisione e altre strutture
24 Protezione dei dati personali
25 Sanzioni
26 Segnalazioni
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1. Definizioni |
Codice: il presente Codice nella versione vigente e gli eventuali allegati.
Decreto: il decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, recante "Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell' articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300", e successive integrazioni e modificazioni.
Capogruppo: Banco Popolare s.c., con sede in Lodi, via Polenghi Lombardo 13, società quotata sul mercato telematico azionario organizzato e gestito da Borsa Italiana S.p.A.
Società: la Monticchio Gaudianello S.p.a., con sede in Melfi (PZ),S.S.401Km9+826.
Gruppo: il gruppo bancario il cui controllo fa capo al Banco Popolare Soc. Coop., ai sensi della normativa vigente.
Destinatari: i soggetti ai quali si applicano le disposizioni del Codice, tra i quali gli Esponenti Aziendali, i Dipendenti, i Collaboratori, nonché le persone che, intrattenendo rapporti con la Società, si impegnano all’osservanza del Codice.
Esponenti Aziendali: Presidente, Amministratore Delegato, componenti del Consiglio di Amministrazione, Collegio sindacale, Direttori generali, componenti degli altri organi sociali della Società eventualmente istituiti ai sensi dell’art. 2380 codice civile o delle leggi speciali, nonché qualsiasi altro soggetto in posizione apicale ai sensi del Decreto, per tale intendendosi qualsiasi persona che rivesta funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione della Società o di una unità o divisione di questa, dotata di autonomia finanziaria e funzionale.
Dipendenti: i soggetti che intrattengono con la Società un rapporto di lavoro subordinato,inclusi i lavoratori a termine compresi quelli con contratto di inserimento o di apprendistato o a tempo parziale, nonché i lavoratori in distacco ovvero in forza con contratti di lavoro para-subordinato (somministrazione di lavoro).
Collaboratori: i soggetti che intrattengono con la Società: (i) rapporti di lavoro a progetto; (ii) rapporti di agenzia e altri rapporti che si concretino in una prestazione di opera coordinata e continuativa, prevalentemente personale, a carattere non subordinato; (iii) rapporti di collaborazione occasionale, nonché i soggetti sottoposti alla direzione o vigilanza di un Esponente Aziendale.
Organismo di Vigilanza (OdV): l’organismo previsto dall’art.6 del Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231.
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2. Principi generali
2.1. Nello svolgimento della propria attività, la Società rispetta le leggi, i regolamenti e le norme di autodisciplina, nonché i valori e i principi dell’etica.
2.2. Il Codice contiene i principi e le regole etiche fondamentali che devono orientare le condotte di tutti coloro che operano nella Società, affinché qualsiasi loro comportamento – all’interno della Società e nei confronti di terzi, in primo luogo i clienti, i fornitori e gli organi istituzionali – sia conforme, oltre che alla legge, ai principi di onestà, correttezza, fedeltà, lealtà, trasparenza, imparzialità e riservatezza.
2.3. La Società annette la massima importanza al rispetto del Codice da parte di tutti i Destinatari, anche come condizione per la salvaguardia e promozione della sua immagine e reputazione.
2.4. Tutti i Destinatari sono tenuti all’osservanza del Codice. A tal fine la Società, anche nel quadro delle attività di formazione ed aggiornamento professionale e nell’esercizio della potestà disciplinare:
- promuove, con azioni continuative ed efficaci, la conoscenza ed il rispetto del Codice ad ogni livello organizzativo;
- verifica, attraverso apposite ed adeguate strutture di vigilanza e presidi documentali, l’osservanza del Codice;
- sanziona adeguatamente le violazioni al Codice.
2.5. L’efficacia del Codice alla luce dell’evoluzione normativa e delle best practices di settore, nonché dei cambiamenti nell’organizzazione e nell’attività della Società sono soggette a costante verifica. In caso di violazione, si procede ad una verifica specifica del Codice e dei regolamenti interni e, se opportuno, si procede a modifiche degli stessi idonee a scongiurare ulteriori violazioni.
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3. Applicabilità
3.1. Il Codice si applica a tutti i Destinatari. Ove necessario, la Società rende giuridicamente Vincolanti le norme del Codice mediante opportuni atti o negozi giuridici.
3.2. I Dipendenti sono tenuti all’osservanza del Codice in base all’art. 2104 del codice civile.
3.3. I Destinatari devono informare i terzi degli obblighi sanciti dal Codice e pretenderne il rispetto.
3.4. I Destinatari hanno l’obbligo di osservare il Codice sia nei rapporti tra loro (c.d. rapporti interni), sia nei rapporti con i terzi (c.d. rapporti esterni). In particolare:
i. gli Esponenti Aziendali, nell’ambito delle loro funzioni, uniformano la propria condotta alle previsioni del Codice, sia all’interno della Società, rafforzando così la coesione e lo spirito di reciproca collaborazione, sia nei confronti dei terzi che entrano in contatto con la Società;
ii. i Responsabili di funzioni ed uffici della Società esigono il rispetto del Codice da parte dei Dipendenti e dei Collaboratori e vigilano sul loro comportamento al fine di prevenire violazioni. In particolare, ciascun Responsabile ha l’obbligo di:
- informare i propri collaboratori in maniera chiara, precisa e completa circa i loro obblighi, compreso il rispetto del Codice;
- comunicare con chiarezza che qualsiasi violazione del Codice è fortemente riprovata e che essa può costituire inadempimento contrattuale e/o illecito disciplinare, salva la previsione del comportamento come illecito penale;
- riferire tempestivamente, tramite informativa scritta, all’Organismo di Vigilanza circa qualsiasi presunta violazione del Codice direttamente accertata o di cui abbia appreso da altri;
- nell’ambito delle funzioni attribuite, attuare o promuovere l’adozione di misure idonee ad evitare le violazioni del Codice e la loro reiterazione; impedire ritorsioni nei confronti di qualunque Destinatario abbia riferito all’Organismo di Vigilanza e/o ad un responsabile circa presunte violazioni di cui sia venuto a conoscenza, garantendo la segretezza del relativo flusso informativo;
iii. la Funzione del Personale effettua un’accurata selezione dei candidati anche sulla base delle loro attitudini personali al rispetto del presente Codice.
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4. Obblighi dei Destinatari.
4.1. I Destinatari svolgono le loro funzioni o mansioni con diligenza e con la professionalità richiesta dalla natura di queste, e si conformano ai principi di onestà, correttezza, fedeltà, lealtà, trasparenza, imparzialità e riservatezza.
4.2. I Destinatari sono tenuti a rispettare la dignità delle persone e la loro sfera privata, sia nelle relazioni interne che in quelle esterne.
4.3. Non sono ammesse né tollerate discriminazioni basate sulla nazionalità, l’origine razziale o etnica, le credenze religiose, il sesso e l'orientamento sessuale, le condizioni di salute o altro, e neppure molestie di qualsiasi natura od offese.
4.4. Nell’ambito dello svolgimento di attività gerarchicamente ordinate, i Dipendenti operano con spirito di leale collaborazione, nel rispetto delle regole interne e, più in generale, secondo il principio della correttezza.
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5. Obiettivi gestionali e conformità alle regole.
5.1. Gli obiettivi fissati dagli organi gestori della Società sono perseguiti in conformità allo statuto sociale e dalla normativa applicabile e dai principi di correttezza operativa e gestionale.
5.2. La Società e tutti i Destinatari devono conformarsi ai più elevati standards di eccellenza qualitativa e perseguire l’obiettivo del rafforzamento della reputazione e solidità della Società, della fiducia della clientela e della soddisfazione degli interessi dei soci.
5.3. La soddisfazione dei clienti costituisce l’obiettivo primario e mai derogabile dell’attività della Società, da perseguire mediante la costante salvaguardia della qualità dei prodotti, favorendo la più ampia informazione dei clienti al fine di consentire scelte consapevoli al momento dell’acquisto.
5.4. La consapevolezza del ruolo strategico dell’ambiente per l’attività aziendale, fa si che la Società si impegni ad operare sempre nel rispetto dello stesso, salvaguardando la qualità e l'integrità dei suoi prodotti. Per tutelare questi valori comuni, condivisi ed irrinunciabili la Società ha messo in atto procedure di controllo idonee ed efficaci.
5.5. Il senso di responsabilità, il comportamento e gli atteggiamenti assunti nei confronti degli aspetti aziendali relativi alla corretta gestione delle problematiche ambientali, di salute e di sicurezza costituiscono parte integrante della mansione di ciascun dipendente e sono, pertanto, elemento significativo di giudizio sulle prestazioni di ciascun dipendente e sulla qualità di quelle rese da terzi.
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6. Attività della Società.
6.1. Le attività e i processi all’interno della Società sono ispirati a principi di trasparenza e di tracciabilità delle decisioni. A questo scopo, tutte le operazioni devono essere documentate e i documenti conservati in originale (o in copia di cui sia garantita la conformità all’originale), in modo che sia sempre possibile individuare le singole azioni compiute nelle varie fasi che caratterizzano tali operazioni, i relativi autori e, ove enunciate, le motivazioni delle stesse.
6.2. Ferme restando al riguardo le norme di eteroregolamentazione e di autoregolamentazione, le situazioni anche di potenziale conflitto di interesse devono sempre essere comunicate all’OdV e adeguatamente gestite, allo scopo di evitare pregiudizi per la clientela, le controparti o la Società.
6.3. Salvo quanto previsto dall’art.2391c.c., quando la situazione di conflitto può comportare il pregiudizio dell’interesse dei clienti o della Società, è obbligatoria l’astensione dall’attività da parte del Destinatario titolare dell’interesse extrasociale.
6.4. I rapporti con i media – sia nazionali che esteri – sono gestiti dalla Società nel pieno rispetto dei principi di trasparenza, accuratezza e tempestività.
6.5. Considerata la delicatezza delle informazioni riguardanti la Società, e le conseguenze di una loro divulgazione non autorizzata, la comunicazione di notizie non ancora pubbliche, la redazione e circolazione di prospetti, rapporti e comunicazioni riguardanti l’attività della stessa, costituiscono compito riservato ed esclusivo delle funzioni a ciò espressamente deputate.
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7. Rapporti con le Autorità Regionali e di Controllo.
7.1. I rapporti della Società con le Autorità Regionali e di Controllo, siano esse nazionali o sovranazionali, sono ispirati ai principi di legalità, trasparenza e leale collaborazione.
7.2. La Società, ove richiesto dalle normative vigenti, con l’ausilio di funzioni espressamente dedicate, mantiene puntuali flussi informativi con le Autorità, assicurando la completezza e la veridicità delle notizie fornite.
7.3. La Società adempie gli obblighi di legge in materia di comunicazioni nei confronti delle competenti Autorità, con particolare riferimento alle Autorità Regionali e di Controllo (nazionali o sovranazionali), garantendo la completezza e l’integrità delle notizie, l’oggettività delle valutazioni e assicurando la tempestività nell’inoltro.
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8. Corporate Governance.
8.1. La Società adotta un sistema di governo societario conforme a quanto previsto dalla normativa ad essa applicabile, che si ispira ai più elevati standard di trasparenza e correttezza nella gestione dell’impresa.
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9. Informazioni riservate.
9.1. Per informazioni riservate si intendono i dati e le conoscenze non accessibili al pubblico, in qualsiasi modo elaborate o registrate, attinenti all’organizzazione della Società, ai beni aziendali, alle operazioni commerciali e finanziarie progettate o avviate dalla Società, ai procedimenti giudiziali ed amministrativi, ai rapporti con i clienti e le altre controparti istituzionali.
9.2. Nessuna informazione riservata relativa alla Società, acquisita o elaborata nello svolgimento o in occasione delle diverse attività, può essere utilizzata, comunicata a terzi o diffusa, se non nei limiti delle esigenze imposte da una corretta attività lavorativa e, in ogni caso, mai per fini diversi da quelli istituzionali.
9.3. Le persone che, secondo i regolamenti interni, sono a conoscenza di informazioni riservate, o ne vengono occasionalmente a conoscenza, sono tenute a rispettare i vincoli di riservatezza stabiliti dalla Società.
9.4. Il dipendente, al fine di tutelare la riservatezza delle informazioni comunicate dalle imprese che entrano in contatto con la Società, si astiene dal diffondere e dall’utilizzare, a scopo personale, le informazioni di cui dispone per ragioni d’ufficio, fermo restando il rispetto delle norme e dei regolamenti posti a tutela del diritto di informazione e di accesso.
9.5. Ciascun dipendente deve conoscere e attuare quanto previsto dalle politiche aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità.
9.6. Fermo restando il rispetto della normativa vigente in materia di tutela e trattamento dei dati personali, i Destinatari del Codice assicurano l’utilizzo di informazioni riservate solo per scopi connessi all’esercizio della propria attività, impegnandosi a proteggere le informazioni generate o acquisite e ad evitarne ogni uso improprio o non autorizzato.
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10. Relazioni con i clienti
10.1. La Società riconosce il cliente come l’elemento centrale della propria attività e pertanto persegue l’obiettivo della crescita del numero dei clienti e della loro piena soddisfazione.
10.2. Nelle relazioni con i clienti, i Destinatari sono tenuti a:
i. operare nell’assoluto rispetto della normativa applicabile;
ii. improntare la propria attività a correttezza, lealtà e trasparenza e ad astenersi da qualsiasi valutazione
denigratoria di attività o prodotti concorrenti;
iii. rispettare l’autonomia negoziale del cliente, astenendosi dall’indurlo ad assumere decisioni non adeguatamente maturate ed autonome;
iv. osservare scrupolosamente le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;
v. segnalare tempestivamente al responsabile della propria funzione e/o all’Organismo di Vigilanza qualsiasi comportamento di un cliente che appaia in contrasto ai principi del Codice.
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11. Relazioni con i Fornitori.
11.1. I rapporti con i Fornitori della Società sono ispirati ai seguenti principi, trasfusi in specifiche procedure:
i. la selezione dei Fornitori deve avvenire in maniera trasparente, secondo criteri oggettivi e predeterminati, che tengano conto esclusivamente della professionalità, competenza, affidabilità ed economicità complessiva del Fornitore, in relazione alla natura del bene o del servizio da ottenere;
ii. i rapporti con i Fornitori sono improntati a correttezza e buona fede e devono essere documentati e ricostruibili;
iii. i contratti con i Fornitori devono prevedere come condizione che il Fornitore si impegni al rispetto del Codice; chi intrattiene rapporti con il Fornitore è tenuto a segnalare al responsabile della funzione e/o all’Organismo di Vigilanza inadempienze significative e non conformità rispetto al Codice;
iv. nessun soggetto della Società o che agisce in suo nome può intrattenere rapporti con alcun Fornitore ove abbia un interesse, anche non patrimoniale o indiretto, nell’attività del medesimo;
v. Il dipendente non chiede né accetta, per sé o per altri, regali o altre utilità offerti da fornitori. Omaggi o atti di ospitalità, concessi o ricevuti, - previa comunicazione all’Organismo di vigilanza - sono consentiti solo se di esiguo valore e comunque limitati all’ambito delle normali relazioni di cortesia commerciale.
vi. Le condizioni a cui la fornitura viene effettivamente erogata devono essere quelle pattuite contrattualmente.
vii. La società si astiene dall’intrattenere rapporti di qualsiasi natura, ancorché indiretti o per interposta persona, con soggetti (persone fisiche o giuridiche) che si sappia o si abbia ragione di sospettare facciano parte o svolgano attività di supporto in qualsiasi forma a favore di organizzazioni criminose di qualsiasi natura, comprese quelle di stampo mafioso, quelle dedite al traffico di esseri umani o allo sfruttamento del lavoro minorile, nonché di soggetti o gruppi che operino con finalità di terrorismo.
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12. Relazioni con partners d’affari e altre controparti contrattuali.
12.1. La Società instaura rapporti solo con partners d’affari e controparti contrattuali che godano di buona reputazione, che siano impegnati solo in attività lecite e la cui cultura etica aziendale sia comparabile a quella della Società.
12.2. La Società e i Destinatari si astengono dal concludere accordi contrari alla legge, simulati o segreti.
12.3. I rapporti con i partners d’affari e le controparti contrattuali in genere sono anch’essi tenuti nel rispetto del Codice.
12.4. I rapporti in questione sono intrattenuti da soggetti professionalmente preparati e competenti, individuati secondo le norme interne della Società.
12.5. I Destinatari segnalano tempestivamente al proprio superiore o all’Organismo di Vigilanza, ogni comportamento del partner d’affari o della controparte contrattuale che appaia in contrasto con il Codice.
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13. Relazioni con la Pubblica Amministrazione.
13.1. Nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione e, in generale, con organismi pubblici, italiani, sovranazionali o esteri la Società si attiene scrupolosamente alle previsioni del Codice e delle leggi vigenti.
13.2. Le relazioni in questione sono intrattenute esclusivamente dagli Esponenti Aziendali o dai Dipendenti competenti secondo le norme interne della Società o espressamente e debitamente autorizzati,con il conferimento di adeguati poteri. In base alle norme interne della Società viene individuato un responsabile del procedimento, con il compito, tra l’altro, di coordinare i soggetti incaricati e di vigilare sul rispetto del Codice.
13.3. Chi ha interessi, anche non patrimoniali o indiretti, a qualsiasi titolo collegati o riconducibili agli organismi di cui al punto 1 o con persone che ne fanno parte, non può intrattenere le predette relazioni in nome o per conto della Società.
13.4. E’ sempre tassativamente vietato promettere o corrispondere, a qualsiasi titolo, anche indirettamente, o sotto forme simulate, denaro o altre utilità a persone che fanno parte degli organismi di cui al punto1o a persone a queste collegate in virtù di rapporti familiari, personali o d’affari.
13.5. Chiunque venga a conoscenza di richieste di denaro o altra utilità provenienti da persone facenti parte degli organismi di cui al punto 1, o comunque di promesse o dazioni di danaro o altra utilità effettuate da parte di esponenti aziendali in favore dei soggetti predetti è tenuto ad informare tempestivamente il responsabile del procedimento e/o il responsabile della funzione e/o l’Organismo di Vigilanza.
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14. Relazioni con partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni portatrici di interessi.
14.1. Nei rapporti con partiti politici, organizzazioni politiche e sindacali e associazioni rappresentative di interessi collettivi o di categoria, la Società si attiene scrupolosamente al Codice e tiene conto dei rispettivi ruoli nell’ambito dell’agire sociale.
14.2. I rapporti in questione sono intrattenuti esclusivamente dagli Esponenti Aziendali o dai Dipendenti competenti secondo le norme interne della Società o espressamente e debitamente autorizzati, con il conferimento di adeguati poteri. Ove richiesto dalle circostanze, viene individuato, in base alle norme interne della Società, un responsabile del procedimento, con il compito, tra l’altro, di coordinare i soggetti incaricati e di vigilare sul rispetto del Codice.
14.3. Nessuno che abbia interessi, anche non patrimoniali o indiretti, a qualsiasi titolo collegati o riconducibili ai soggetti di cui al punto 1, o con persone che ne fanno parte, può intrattenere i predetti rapporti in nome o per conto della Società.
14.4. E’ sempre tassativamente vietato promettere o corrispondere, a qualsiasi titolo, anche indirettamente, o sotto forme simulate, denaro o altre utilità a persone che fanno parte dei soggetti di cui al punto1, o a persone a queste collegate, in virtù di rapporti familiari, personali o d’affari.
14.5. Chiunque venga a conoscenza di richieste di denaro o altra utilità provenienti da persone facenti parte dei soggetti di cui al punto1, o comunque di promesse o dazioni di danaro o altra utilità effettuate da parte di esponenti aziendali in favore dei soggetti predetti, è tenuto ad informare tempestivamente il responsabile del procedimento e/o il responsabile della funzione e/o l’Organismo di Vigilanza.
14.6. Solo nel perseguimento di scopi istituzionali, culturali o di solidarietà sociale, la Società può promuovere o partecipare, anche con contribuzioni di denaro o offerta di servizi, a iniziative coerenti alle finalità predette. In base alle norme interne della Società viene individuato un responsabile del procedimento e la partecipazione all’iniziativa deve essere adeguatamente motivata, anche riguardo alla congruità dell’impegno economico ed alla qualità dell’iniziativa e dei partecipanti.
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15. Doni, benefici o altre utilità.
15.1. E’ vietato a tutti i Destinatari promettere od offrire a terzi, nonché accettare la promessa di
o ricevere da terzi, direttamente o indirettamente, anche in forme simulate, doni, benefici o altre
utilità.
15.2. Il divieto che precede ammette deroghe per beni o servizi di modico valore la cui offerta
rientri nelle consuetudini, sempre che essi non siano stati sollecitati dal Destinatario e non siano
tali da poter suscitare l’impressione che la loro offerta comporti indebiti vantaggi per chicchessia.
In ogni caso il destinatario è tenuto a comunicare all’Organismo di vigilanza la deroga.
15.3. Analogamente il Destinatario che riceve beni, servizi o altre utilità in modo difforme da
quanto precede deve informare immediatamente il responsabile della funzione e l’Organismo di
Vigilanza.
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16. Risorse umane.
16.1. E’ obiettivo primario della Società mantenere un ambiente di lavoro conforme alle previsioni del Codice. Tutti i Destinatari sono tenuti a collaborare per il raggiungimento di tale obiettivo.
16.2. La selezione, la retribuzione, la formazione e la progressione delle carriere del personale devono basarsi su criteri predeterminati ed oggettivi, ispirati a correttezza, imparzialità e merito. Tra tali criteri vi è quello che sancisce l’incompatibilità dei soggetti che abbiano svolto attività di controllo, sorveglianza, vigilanza di qualsivoglia tipo e natura sulla Società nei 36 mesi antecedenti l’assunzione.
16.3. Le assunzioni avvengono con regolare contratto di lavoro nel rispetto di tutte le norme legali e contrattuali, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro. La Società favorisce la crescita professionale e personale dei Dipendenti e a tal fine ha cura di coinvolgerli nella condivisione degli obiettivi e nell’assunzione di responsabilità coerenti con i ruoli ricoperti. Ciascun Dipendente ha diritto a svolgere mansioni coerenti con quelle per le quali è stato assunto o che gli sono state assegnate in ragione dei suoi meriti e della sua crescita professionale.
16.4. Le decisioni relative alla selezione del personale e tutte le decisioni relative ai rapporti di lavoro devono essere motivate e documentate, a cura della funzione competente. Compatibilmente con la natura dell’attività, le progressioni di carriera devono avvenire tramite valutazioni comparative interne, basate su criteri oggettivi predeterminati.
16.5. È vietata anche la mera prospettazione di incrementi nella remunerazione, di altri vantaggi o di progressione in carriera, quale contropartita di attività difformi dalle leggi, dal Codice e dalle norme e regole interne, anche limitatamente alla competenza.
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17. Sicurezza, salute ed ambiente.
17.1. La Società si impegna a garantire un ambiente di lavoro sicuro, sano e produttivo anche tramite la diffusione di una cultura della sicurezza e della consapevolezza dei rischi, e l’incentivazione di comportamenti responsabili da parte di tutti.
17.2. In quest’ottica, ogni dipendente e collaboratore è personalmente responsabile, verso i colleghi e la Società, per il mantenimento della qualità di tale ambiente. Agli stessi si richiede, pertanto, di non contribuire e, ove possibile, di prevenire o limitare eventuali situazioni che possano deteriorare la suddetta qualità.
17.3. La Società si impegna a porre in essere attività sicure al fine di proteggere la salute dei propri dipendenti e delle comunità che circondano il proprio stabilimento e ad uniformare le proprie strategie operative al rispetto delle leggi vigenti in materia di sicurezza, salute e ambiente. La Società inoltre riesamina periodicamente le prestazioni e l’efficienza dei propri sistemi, per raggiungere gli obiettivi prefissati in materia di sicurezza, salute e ambiente.
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18. Remunerazione.
18.1. La determinazione e la gestione del sistema delle remunerazioni è affidato all’Amministratore Delegato, con il supporto della Funzione del Personale per i Dipendenti che non rivestono il grado di Dirigente; al Consiglio di Amministrazione per i Dirigenti, all’Assemblea degli azionisti e dal Consiglio di Amministrazione per gli Amministratori.
18.2. Fermo restando il rispetto di norme imperative, delle norme e degli accordi sindacali, il sistema delle remunerazioni, a qualsiasi livello, sia nella parte in denaro che in quella costituita da benefit, deve essere ispirato a criteri predeterminati e conoscibili. Tali criteri attuano il principio per cui la remunerazione deve essere determinata unicamente sulla base di valutazioni oggettive attinenti alla formazione scolastica, alla professionalità specifica, all’esperienza acquisita, al merito dimostrato ed al raggiungimento degli obiettivi assegnati.
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19. Attività collaterali.
19.1. Lo svolgimento di attività lavorative, anche saltuarie o gratuite, al di fuori della Società, è consentito ai Destinatari nei limiti in cui non ostacoli l’adempimento dei loro doveri nei confronti della Società, fermo restando che tali attività non devono pregiudicare gli interessi della Società o la sua reputazione. Per i lavoratori subordinati vigono in particolare le disposizioni al riguardo contenute nel contratto collettivo nazionale di settore con i divieti di attività ivi contenuti.
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20. Utilizzo di attrezzature, dispositivi e strutture aziendali.
20.1. Tutti devono sentirsi responsabili dei beni dell'Azienda e del loro corretto utilizzo. I Destinatari possono utilizzare, solo per le esigenze direttamente connesse allo svolgimento della mansione o funzione i beni, materiali o immateriali, ivi comprese risorse, strumenti, dispositivi, strutture di qualsivoglia natura, appartenenti alla Società. Eventuali deroghe sono consentite solo se debitamente autorizzate. E' fatto assoluto divieto di utilizzare in modo improprio o danneggiare i beni e le risorse dell'Azienda o di consentire ad altri di farlo.
20.2. L’impiego dei beni aziendali deve essere sempre conforme alle leggi, al Codice e alle norme interne e deve essere effettuato secondo i principi di funzionalità ed efficienza.
20.3. Le registrazioni o riproduzioni audiovisive, elettroniche, reprografiche o fotografiche di documenti aziendali sono consentite solo per le esigenze direttamente connesse allo svolgimento della mansione o funzione attribuita, e sempre che non si pongano in conflitto con gli interessi della società.
20.4. In ogni caso, i Destinatari non possono utilizzare le risorse, i programmi e le apparecchiature informatiche e di rete per finalità estranee a quelle della Società o contrarie alla normativa ed al presente Codice e sempre nel rispetto della regolamentazione aziendale sull'uso degli strumenti informatici, della cd. e-mail, della rete internet messo a disposizione dall'azienda e delle apparecchiature di telefonia fissa e mobile in dotazione.
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21. Registrazioni contabili.
21.1. Le scritture contabili devono essere redatte secondo i principi di trasparenza, verità, completezza, chiarezza, affidabilità, ricostruibilità e devono consentire la redazione di un quadro attendibile e fedele della situazione economico-patrimoniale della Società.
21.2. Esse devono essere tenute, dai soggetti competenti, in conformità alla legge civilistiche e fiscali in materia ed ai principi contabili, in aderenza alle procedure contabili.
21.3. Le rilevazioni contabili ed i documenti che le esprimono devono essere basati su informazioni precise, esaurienti e verificabili, anche riguardo alla natura delle operazioni a cui fanno riferimento.
21.4. Deve essere assicurata la possibilità di rintracciare agevolmente, per ciascun documento contabile, la documentazione che lo sorregge, al fine di consentire analisi e verifiche.
21.5 La documentazione deve altresì consentire di ricostruire i soggetti che sono intervenuti nella preparazione dell’operazione, nella sua decisione o attuazione e nel controllo, nonché le modalità seguite e i criteri adottati nelle valutazioni.
21.6. Devono essere attuate adeguate ed opportune modalità di conservazione della documentazione contabile, al fine di garantire la autenticità e la veridicità di ciascun documento.
21.7. Le rappresentazioni in bilancio di fatti di gestione a supporto di valutazioni estimative, dovranno consentire di scindere il contenuto ‘rappresentativo’
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22. Controllo interno.
22.1. La Società deve prevedere un sistema di controlli interni, affidati a funzioni adeguate, dotate di congrue strutture, conformi a quanto richiesto dalle norme di autoregolamentazione.
22.2. I compiti delle strutture sono quelli previsti dalla legge, dal Codice, nonché dalle altre norme di autoregolamentazione.
22.3. Ogni Destinatario, nell’ambito delle proprie funzioni e dei compiti assegnati, deve contribuire attivamente al corretto funzionamento del sistema dei controlli interni.
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23. Rapporti con il collegio sindacale, le società di revisione e altre strutture.
23.1. Nei rapporti con il Collegio Sindacale e la società di revisione, ciascuna struttura o funzione della Società nonché ciascun Destinatario si attiene, tra l’altro, alle disposizioni del Codice, nel rispetto dei rispettivi ruoli istituzionali.
23.2. Le richieste di adempimenti e di documentazione devono essere evase tempestivamente, con chiara assunzione della responsabilità circa la veridicità, completezza e accuratezza delle informazioni fornite. I dati ed i documenti richiesti sono resi disponibili in modo puntuale ed esauriente. Le informazioni così fornite devono essere accurate, complete, fedeli e veritiere evitando e comunque segnalando, nella forma e nei modi idonei, situazioni di conflitto di interesse.
23.3. Il Consiglio di Amministrazione valuta l’eventuale affidamento di incarichi diversi dalla revisione obbligatoria, alla società incaricata della stessa, nel rigoroso rispetto della normativa vigente.
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24. Protezione dei dati personali.
24.1. Per «dato personale» si intendono estensivamente tutte le informazioni che per legge devono essere oggetto di protezione nel trattamento e nella diffusione, comprendendo anche i dati identificativi, i dati sensibili e i dati giudiziari.
24.2. Nel trattamento dei dati personali la Società si attiene alle previsioni di legge e delle norme, anche interne, se più restrittive, affidando la gestione dei dati meritevoli di protezione ad apposita struttura, dotata di adeguata professionalità.
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25. Sanzioni.
25.1. Fatta salva la possibilità per la Società di chiedere il risarcimento dei danni che alla stessa possano derivare da comportamenti in violazione del Codice adottato ai sensi del Decreto, l’inosservanza delle norme in esso contenute comporta l’applicazione ai Destinatari di una sanzione proporzionata, efficace e dissuasiva.
25.2. Sono prese in considerazione sia violazioni consumate che tentate, garantendo il sistema delle sanzioni una adeguata graduazione della risposta sanzionatoria. Sono altresì sanzionate anche le condotte consapevolmente volte all’elusione delle norme prima richiamate.
25.3. L’applicazione delle sanzioni nei confronti dei Dipendenti avviene nel rispetto delle disposizioni di legge e delle previsioni contenute negli accordi - anche individuali – e nei contratti collettivi di lavoro, in particolare con riferimento agli artt.7 e segg. Della Legge 20 maggio1970, n. 300 e delle disposizioni contenute nei C.C.N.L. applicabili.
25.4. Per i Destinatari diversi dai Dipendenti, la sanzione delle violazioni del Codice deve essere prevista nello strumento contrattuale o nella delibera degli organi sociali che regola il rapporto. Il Consiglio di Amministrazione adotta gli opportuni provvedimenti nei confronti dei suoi membri che abbiano commesso violazioni del Codice.
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26. Segnalazioni.
26.1. Ogni Destinatario ha l’obbligo di segnalare al Presidente del Consiglio di Amministrazione immediatamente qualsiasi violazione del Codice o del Modello di Organizzazione e Gestione.
26.2. Le segnalazioni all’Organismo di Vigilanza possono essere inviate tramite gli strumenti ritenuti più idonei (p.e. casella di posta elettronica), che sarà cura dello stesso diffondere e comunicare. Con riferimento alle segnalazioni ricevute, l’Organismo di Vigilanza potrà avvalersi delle competenti funzioni aziendali – ed in particolare delle strutture deputate al controllo interno –per gli accertamenti del caso e potrà proporre l’adozione dei provvedimenti necessari.
26.3. Tutte le segnalazioni pervenute all’Organismo di Vigilanza vengono gestite in modo confidenziale: il Modello di Organizzazione e Gestione o il regolamento dell’Organismo di Vigilanza impegna i membri di quest’ultimo al mantenimento della riservatezza sulle segnalazioni ricevute ed è sempre garantito l’anonimato del soggetto che le effettua.
26.4. I segnalanti in buona fede devono essere garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione e in ogni caso sarà assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente o in malafede.
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